Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele

Od roku 2026 čeká všechny zaměstnavatele významná změna – zavedení jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ).  Nové hlášení sjednotí přibližně 25 různých formulářů, které jsou v současné době podávány samostatně, do jednoho shrnujícího formuláře. Očekává se tak výrazné snížení administrativní zátěže jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance. Ačkoliv je už veřejnost obeznámena s většinou nových povinností, které se budou týkat JMHZ, samotný tiskopis ještě veřejně dostupný k nahlédnutí není.

Nový systém jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele

JMHZ bude podáváno měsíčně a bude obsahovat konkrétní a detailní údaje o zaměstnancích, jejich mzdách a další informace týkající se zaměstnání. Povinnost podávat JMHZ se bude vztahovat na všechny zaměstnavatele, kteří zaměstnávají alespoň jednoho zaměstnance. V této souvislosti nebyly stanoveny žádné výjimky, a proto se povinnost bude vztahovat i na menší firmy, neziskové organizace a jiné subjekty vystupující v roli zaměstnavatele.

Systém JMHZ bude mít na starost Ministerstvo práce a sociálních věcí jako hlavní správce dat. Dále pak Česká správa sociálního zabezpečení bude zodpovědná za příjem hlášení, jejich primární kontrolu a také bude poskytovat podporu zaměstnavatelům, kteří se na ČSSZ budou moci obracet se svými dotazy.

Zdravotní pojišťovny se zatím do systému JMHZ nezapojí. Jejich účast v tomto novém systému je naplánována až na rok 2027. Jinými slovy, pro rok 2026 budou nadále podávány měsíční přehledy na zdravotní pojišťovny tak jako dosud, zatímco ostatní podání budou činěna souhrnně prostřednictví JMHZ.

Zákon o JMHZ nabude účinnosti 1. ledna 2026, přičemž většina povinností (například zasílání měsíčních hlášení) začne platit až od 1. dubna 2026. Hlášení bude nutné standardně podávat do 20. dne následujícího měsíce. Za měsíce leden až březen 2026 budou zaměstnavatelé doposílat měsíční hlášení zpětně, a to v období duben až červen 2026.

Evidence zaměstnavatelů

Každý zaměstnavatel bude mít povinnost registrovat se do evidence zaměstnavatelů nejpozději dva pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance. Současně bude nutné nahlásit také mzdovou účtárnu a okruh zaměstnanců, pro které bude zajišťovat zpracování mezd. Změny údajů bude nutné hlásit do osmi kalendářních dnů od okamžiku, kdy se o změně zaměstnavatel dozví.

Evidence zaměstnanců

Do 30. června 2026 zůstane v platnosti dosavadní lhůta pro přihlášení zaměstnance, kdy musí být přihlášen do osmi dnů od nástupu do zaměstnání. Od 1. července 2026 však začne platit nová povinnost, která stanoví, že zaměstnance bude nutné přihlásit ještě před začátkem výkonu práce. To znamená, že zaměstnanec bude muset být přihlášen nejdříve 8 dní předem, nejpozději bezprostředně před nástupem. Odhlášení zaměstnance z evidence bude nutné provést do osmi dnů po skončení pracovního poměru.

Praktické informace

Než bude odesláno první řádné JMHZ, které se bude podávat do 20. května za měsíc duben, bude nutné provést několik kroků. Zaměstnavatelé se nejprve musí doregistrovat, přičemž doplní údaje o firmě, které dosud nejsou v evidenci ČSSZ uvedeny. Současně bude nutné provést doregistraci všech stávajících zaměstnanců. Každý zaměstnanec následně obdrží své osobní identifikační číslo (OIČ), které bude v systému JMHZ nahrazovat rodné číslo.

JMHZ bude možné odesílat výhradně elektronicky. Zaměstnavatelé si budou moci zvolit jednu ze tří forem elektronického podání. První možností bude podání prostřednictvím API rozhraní APEP/VREP ve formátu XML, které umožní napojení mzdových systémů přímo na systém státu a tím plně automatizované odesílání hlášení. Druhou možností bude podání datovou schránkou opět ve formátu XML. Třetí možností bude podání prostřednictvím nového interaktivního formuláře na ePortálu ČSSZ, který bude vhodný zejména pro menší zaměstnavatele nebo pro situace, kdy hlášení nebude možné lépe automatizovat.

Ministerstvo práce a sociálních věcí plánuje zveřejnit kompletní technickou dokumentaci k datovému rozhraní nejpozději do konce roku 2025, aby se na nové povinnosti mohli zaměstnavatelé včas připravit.

Pokud budete mít doplňující otázky, nebo budete mít zájem o pomoc se zpracováním JMHZ, rádi Vám pomůžeme.